Assistant de Secteur

Descriptif

Nous constatons l’émergence d’une nouvelle fonction dans nos structures : assistant de secteur (aussi appelé assistant de planning, assistant technique, secrétaire planning, etc.). Ce poste est positionné en complément du poste de responsable de secteur.

Un besoin de formation est nécessaire car les salariés occupant ce poste sont issus de formations initiales variées (BTS assistant de direction, BEP secrétariat, qualification de niveau 5 sans précision, ancienne intervenante à domicile, etc.) et sont confrontés à des situations pour lesquelles ils ne sont pas forcément préparés.

Prérequis

Cette formation ne nécessite pas de prérequis

Objectifs

  • Accueillir les bénéficiaires et les salariés : accueil physique et téléphonique (reçoit/ identifie/oriente)
  • Organiser les activités des intervenants à domicile : planifier les interventions dans le respect de la législation du travail en lien avec les responsables de secteur, informer les salariés et les bénéficiaires des interventions programmées à domicile et des modifications
  • Assurer le suivi administratif des prises en charge des bénéficiaires (dossiers usagers)
  • Constituer et mettre à jour les dossiers du personnel (peut participer au recrutement)
  • Effectuer des tâches administratives : rédaction de courriers, classement de documents

Contenu

  • Mission et répartition des compétences entre assistant technique et responsable de secteur
  • Communication interpersonnelle : comment transmettre et communiquer vers les usagers/les intervenants à domicile – comment gérer l’impatience de son interlocuteur – comment s’assurer que le message est traité en interne à l’association
  • Mieux gérer les priorités pour mieux gérer le stress
  • Connaître et maitriser les règles de planification et la législation sociale – la modulation
  • Avoir une compréhension et une assimilation efficace de tous les outils présentés lors des 5 premières journées
  • Gérer les situations conflictuelles
  • Développer la confiance en soi au poste d’assistant de secteur

Méthodes pédagogiques

  • Apports théoriques et pratiques, conseils personnalisés du formateur
  • Autodiagnostics
  • Exercices individuels et en groupes à partir de la pratique des participants – Travaux en sous groupes sur thèmes principaux – Boite à outils
  • Mises en situation
  • Plan individuel de progrès établi en cours et en fin de session par chaque participant

Dates des formations

  • 15 avril, 13 ,14 mai, 3 ,4 juin et 9 septembre 2019 à Lyon
  • 13 mai, 13, 14 juin, 24, 25 septembre et 7 novembre 2019 à Paris
  • 21, 22 mai ; 3, 19, 20 juin et 12 septembre 2019 à Trégueux